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年間保守契約の販売管理

今日は年間保守契約の業務フローをみていきましょう。

年間保守契約の販売管理業務フロー

病院食材費の納品書

病院へ食材等を納品する場合は、病院指定の専用納品書での取引を求められることがあります。

病院の経理処理は、食材費などを患者給食用の費用と、職員など患者以外の費用をわけて仕訳する必要があるため、仕訳がしやすいように特殊な専用伝票を使っていることがあります。

専用伝票の例(病院)

毎月同じ内容の売上伝票を作成する方法(メーカー比較)

販売管理ソフトには、毎月同じ内容の売上伝票を作成する機能が搭載されているものがありますが、メーカーによって動作が異なります。メーカーごとの動作をご紹介します。御社にとって最適な販売管理ソフトを選んでください。

ユーザーごと、メニューごとに入力期間設定ができる販売管理ソフト

売上伝票は売上金額を確定するために入力期間の制限をかけたいが、営業部門スタッフは月内のみ入力可能、経理部門スタッフは翌月5日まで入力可能など、ユーザーごとに制限をかけたい。かつ、見積書など売上伝票以外は入力期間の制限をかけたくない。


このように、営業部門と管理部門が一緒に使用する販売管理ソフトを導入する場合は、ユーザーごと・メニュー(伝票種類)ごとに柔軟に入力期間設定ができる販売管理ソフトがおすすめです。



商品分類で売上と仕入を集計できる販売管理ソフト

一般的な販売管理ソフトは、「商品分類」「商品区分」などの名称で、その商品のカテゴリを登録し、カテゴリ別の売上を集計することができます。

ポイントとなるのは「商品分類で売上を集計することができる」です。

「売上」を「仕入」に置き換えても大丈夫ですが、「商品分類で売上と仕入を集計する」ことができる販売管理ソフトは少なくなります。


カテゴリなどで「売上と仕入を集計したい」なら、販売管理ソフト選びは慎重にしてください。


日本郵便のWebレターと連携できる販売管理ソフト

Webレターは、日本郵便株式会社のサービスです。

請求書・通知書・DMなど送りたい文面と届け先をWebから入力するだけで、印刷・封入・発送までを1枚97円から利用できるサービスです。

印刷の紙代・インク代・封筒代、用紙を三つ折りし封筒に詰めて封をして切手を貼って投函する手間が不要になり、人件費を含めたトータルコストの低減が期待できます。

またクレジットカード決済が利用できたり、利用履歴を12ヵ月分確認できるので発送履歴の管理もできます。

回収予定の作成タイミングを選べる販売管理ソフト

販売管理ソフトの回収予定表は、請求書を作成する締め処理を実行すると回収予定表が作成されるものがあります。

しかし、売上伝票を入力したら、その都度、回収予定表が更新される販売管理ソフトが欲しい。という要望を聞きます。

受発注同時入力/売上仕入同時入力ができる販売管理ソフト

受発注同時入力・売上仕入同時入力.png
在庫を持たずに仕入先から得意先へ直接発送することが多い場合は、販売管理ソフトに売上仕入同時入力(受発注同時入力)の機能があると効率的です。

伝票を予約登録できる販売管理ソフト

毎年・毎月・毎週など定期的に発生する売上伝票や仕入伝票が多い企業は、予約伝票機能がある販売管理ソフトの導入が作業時間の短縮や入力ミスの削減に有効です。


未承認の見積書に印刷制限できる販売管理ソフト

見積書は社内承認を得て出している会社が多いと思いますが、「承認手続き」は各社各様で、販売管理ソフトとは切り離している場合が多いようです。

例えば、紙に印刷したものを決済したり、承認ワークフローシステムを導入したり、メールやチャットシステムで代用したり。

本日のテーマは販売管理ソフトにおいて、未承認時は印刷に制限をかけ、承認済みの見積書だけ印刷できるように仕組みをつくるご提案です。

レッツ原価管理Go!のインポート機能がすばらしすぎる(2)

前回の記事で、スバラシイ点が2つある。と断言しながら、1つ目の説明が長くなってしまいました。2つ目をご紹介します。

レッツ原価管理Go!のインポート機能がすばらしすぎる

プロジェクト別利益管理ができる業務パッケージ「レッツ原価管理Go!」のインポート機能がすばらしいんです。


スバラシイと断言する理由は2つ

入数×箱数+バラで納品書を作成できる販売管理ソフト

箱(ケース)単位の納品数と、バラでの納品数をそれぞれ納品書へ明記したい。という要望をいただくことがあります。

このようなケースでは販売管理ソフト選びに注意が必要です。

利益率から見積単価を自動計算できる販売管理ソフト

見積書を利益率から作成している業種におすすめの販売管理ソフトをご紹介します。

商品名や商品コードをもっとも多く登録できる販売管理ソフト

販売管理ソフトの導入を検討する際にどんなことができるのかといった機能面に目が行きがちですが、最初にして最低限クリアしなければならないことはマスタ回りの仕様確認です。

例えば、商品コードの桁数は何桁まで登録できるのか?

ここがクリアされない限り、どんなに御社の業務にフィットする機能だったとしても導入はできません。

特に、初めての販売管理ソフト導入ではなく、オフコンや作りこみのオリジナルシステムからパッケージソフトへの乗り換えを検討される場合は、コード体系がすでにルール付けされていて変更が難しい場合があります。

たとえばこれがアウトプット関連の話しであれば、導入後に欲しい帳票がないことに気づいてもExcel出力の機能があればExcelで作成する道が残されていますし、カスタマイズという方法も検討できます。

しかし商品コードの桁数は根幹部分です。導入した後に桁が足りないことに気づいても手の打ちようはないでしょう。

週次で集計できる販売管理ソフト

まずはクイズです。

第1問) 1年は何週でしょうか
第2問) 今日は何週目でしょうか

この質問にパッと答えられる方は、日頃から週次単位での販売計画・販売管理をされているのではないでしょうか

業種によっては月次単位での販売管理ではなく、週次単位による販売管理が必要不可欠ですが、中小企業向けの販売管理ソフトは「日次」「月次」「年次」では集計できても「週次」では集計できません。

在庫一覧表に「定価」を表示できる販売管理ソフト

こちらは販売大臣の在庫一覧表です。
販売大臣(在庫一覧表).png
前回までの在庫数、指定期間の入庫数・出庫数、今回の在庫数、在庫単価、在庫金額が表示されます。一般的な表示項目でありレイアウトです。



ここに「定価」という表示項目はありません。



「在庫数」は在庫一覧表の現在在庫数(その元となるのは仕入伝票と売上伝票)、そして「定価」は商品マスタに存在します。


データは存在しているのですが、あらかじめ用意されている集計表には、この2つのデータを1枚に集計できる表がありません。今回の例では、在庫数は在庫一覧で、定価は商品マスタで、それぞれ確認する必要があります。


このように販売管理ソフトの導入検討では集計表がネックになることがよくありますが、一番多い落としどころとしてはExcelに出力してからExcelで加工するという対処方法でしょうか。

しかし、特に従業員の総数が少ない中小企業の場合には、従業員が皆が皆、Excelで関数やマクロを使いこなせる人ばかりとは限りませんし、たまたま今在職している従業員がExcelの達人だったとしても、ず~と在籍しその作業をしたり、Excelファイルのメンテナンスをしてくれるとは限りません。

Excelで加工するという手作業を残す場合には、どこまで残すのか、1回あたりの作業のボリュームと、どのぐらいの頻度でその作業を行う必要があるのかを具体的に洗い出す必要があります。

たとえ、販売管理ソフトの営業マンが、Excelで加工すれば簡単ですよ。と言ったとしても、実際に作業するのはその営業マンではありません。

あなたやあなたの部下ができるレベルを超えているのであれば「オリジナルの集計表を作成できる販売管理ソフトを導入する」こういった選択肢も検討したほうがよいでしょう。

仲介手数料を加算して請求できる販売管理ソフト

販売管理ソフトは、「単価×数量=金額」という計算式があらかじめ組み込まれていますので、商品コードと数量を入力すれば、売上金額が自動計算されます。

難しいことを考えなくてもいいようになっているので大変便利なのですが、その反面、ちょっとだけ計算式を変更したい、追加したい。ということはほとんどの販売管理ソフトはできません。

売上実績がない商品を集計できる販売管理ソフト

何がいくつ売れたかを把握することも重要ですが、売れない商品を把握し、在庫をはくための対策や新商品への切り替えを行うことも非常に重要です。


回収予定表を休日を考慮して作成できる販売管理ソフト

販売管理ソフトでは、得意先ごとに設定した締日と回収サイトから回収予定表を作成できます。

この機能について、「回収予定日が土日の場合はどうなりますか?」というご質問をまあまあいただきます。

賞味期限の管理ができる販売管理ソフト

前回の記事では、「販売管理ソフトへ入力できる期間=販売可能期間」という意味で有効期限という言葉を使用しましたが、今回の記事は「賞味期限・消費期限」という意味での有効期限の機能についてになります。

食料品やサプリメントなどの卸売業の場合は賞味期限や消費期限などの有効期限を管理したいという要望があります。

商品マスタに有効期限を設定できる販売管理ソフト

季節商品や期間限定商品などを取り扱っている場合は、入力ミスを防止するため有効期間を設定できた方が効率的です。

生産伝票なしでセット品管理ができる販売管理ソフト

販売管理ソフトは同じ名称の機能でも、違う動作をするものがあります。

本日ご紹介する「セット商品」もその1つ

「組立商品」「構成商品」「セット商品」このような名称の機能が必要な場合は、名称だけでできるできないを判断することは危険です。自社は具体的になにをどうしたいのかを明確にし、そのソフトは自社の求める動作をするのかを確認する必要があります。

案件別収支管理ができる販売管理ソフト

受注生産型の製造業やシステム開発会社、比較的単価の高い製品の営業販売を行うBtoB企業からは、案件ごとや営業担当者ごとに利益管理をしたい。という要望をよく聞きます。

だんご.jpg

他のソフトと連携運用の場合にも受注残管理ができる販売管理ソフト

販売管理ソフトの多くは受注残管理の機能が搭載されています。

受注残とは注文を受けたけどまだ出荷していない数のことです。

分納が多い場合や出荷までの期間が長めの業種では必要な管理となります。

販売管理ソフトを単体で使用する場合は問題ありませんが、倉庫会社のシステムと連携を検討している場合は注意が必要なチェックポイントが1つあります。

リース期間を計算できる販売管理ソフト

建設機械のレンタルリースなどの請求書作成で、利用期間の計算が必要な業種におすすめの販売管理ソフトをご紹介します。

弥生販売 過去の変更内容をまとめてみた

「弥生販売08」から「弥生販売15」まで各バージョンで追加・変更された主な機能をまとめてご紹介します。

パスワード管理を強固にカスタマイズできる業務ソフト

業務ソフトは、会社のお金の流れや従業員の個人情報、得意先・仕入先との取引情報など入力しますので、パスワード管理は重要な要素ですね。

出荷予定日、納品期日を自動計算できる販売管理ソフト

出荷までのリードタイムがアイテムごとにマチマチだったり、全国の得意先と取引をしていると、出荷予定日が同じでも納品日が異なることもあり、社内管理や問い合わせ対応に苦慮している。そんな場合におすすめなソフトをご紹介します。


仕入済み未売上のチェックができる販売管理ソフト

仕入済み未請求.png


受注生産型の業種や、在庫を持たずに受注してから商品手配を行う業種では、受発注や入出荷の状況管理が必要です。

チェック項目
・受注済みの発注モレ
・発注済みの未入荷
・仕入済みの売上計上モレ

案件ごと、請求明細ごとに入金消込できる販売管理ソフト

入金チェックリスト.png
案件管理ができる販売管理ソフトは、入金も案件単位で入力する機能が実装されているわけですが、「複数案件の合計金額」を「複数の入金方法で回収する」場合には、入力担当者の作業が非常に複雑になります。

一括請求した前受金を月々売上計上する販売管理

主な販売管理のパッケージソフトは、「納品書・請求書作成 = 売上計上」という考えに基づき動作します。

『納品(サービス提供)前に一括請求し、サービス提供期間で按分した金額を毎月売上計上したい。』という業種の場合には導入ソフトの検討を慎重に行ってください。
毎月売上計上.png
○必要な機能
・請求、入金の管理
・前受金の残高管理
・月次損益

○対象となる業種
・語学学校、ビジネススクールなど教育サービス
・業界専門誌、業界新聞など
・そのた年会費ビジネス

定期請求型の販売管理

ストックビジネスでの販売管理には、定期請求機能が求められることがあります。

定期請求.png

●定期請求が必要な業種の例

ホスティングサービス、インターネット広告、ポータルサイト運営、eラーニング、などのインターネットサービス業、定期販売、頒布会販売、バーチャルオフィスなども含む不動産賃貸業、清掃・メンテナンス業、各種保守サービス業、各種顧問契約


●必要な機能
・一定間隔で請求の自動化
・請求漏れの防止


着手金を請求する部分請求型の販売管理

一般的な販売管理ソフトは、売上伝票を入力すると、納品書や請求書の発行と売上計上が同時に処理されます。

たいていの企業はこの流れでOKなのですが、着手金・手付金を請求する企業ではいくつかのジレンマをかかえることになります。

●着手金を請求するための請求書を作成したいのだが売り上げに計上されるのは困る

●売上計上の時期は、請求日とは別に指定したい
部分請求.png

このような場合は前受金の管理に対応した販売管理ソフトを導入するか、販売管理ソフトの「売上」「売掛」という文字を「請求」と読み替えて割り切って使用するかの検討が必要となります。

前払金の管理ができる支払管理ソフト


一般的な業務システムでは、仕入伝票を入力すると買掛金が増え、支払伝票を入力すると買掛金が減り、買掛金残高一覧表へ集計されます。

内金や手付金を支払うことがある場合は前払金の管理をシステムの中で管理する必要があるかどうかを十分検討し、選択してください。

1つの売上項目に対して複数の原価項目を紐づけできる販売管理ソフト

請求時の売上項目1つに対し、複数の原価(仕入)項目が紐づく販売管理が必要な業種があります。(仕入は複数項目で請求は一式)

チラシの印刷
例えば・・・

○造園業
 請求書 「植栽工 一式○○円」
 仕入項目 植木、土壌改良材、支柱など材料と作業費と経費

○印刷業
 請求書 「○×印刷 @○○円 × 10,000枚」
 仕入項目 DTP、刷版、用紙、印刷費、加工費...

○IT関連
 請求書 「○×システム利用料 1か月 @○○円」
 仕入項目 ソフトウェア○○、ハードウェア○○、人件費...

○和服販売
 請求書 「着物セット 一式○○円」
 仕入項目 訪問着、帯、帯締め、帯揚げ、草履...
 ※上の3つとは毛色が違いますが、こちらはセット販売で単品の明細を表示しない例です。

植栽工事.png
外側の円だけを見積書や請求書に表示(内側の円はお客様へ見せない部分)


粗利を仕入単価で計算できる販売管理ソフト

「100円で販売する商品を60円で仕入れた場合と70円で仕入れた場合では粗利は違いますよね?」

販売管理ソフトの導入前相談や訪問指導でときどきこのような質問を受けます。


請求を次回に繰り越せる販売管理ソフト

売上は今月計上したいが、請求は翌月にしたい。という場合の対処方法です。

インターネットバンキングのデータを受け入れ出来る販売管理ソフト

入金伝票の入力って面倒じゃないですか?
見積書や売上伝票を入力する時に比べて、うきうきわくわく度が半減している気がするのは私だけでしょうか


共感していただけるあなたには、

色サイズ別在庫管理ができる販売管理ソフト

アパレルなどの業種で多い要望に、「一つの品番で色やサイズ別に販売管理をしたい」というものがあります。
色サイズ別在庫管理.png
例にあげたアパレル業の場合は、アパレル業向けの業種に特化した販売管理ソフトが存在しこの要望に対応していますが、弊社で取り扱っているどちらかと言えば汎用的な販売管理ソフトの場合は、対応していることが少ない機能です。

対応していない場合は、例えば1つの品番でカラー3展開(黄・緑・赤)×サイズ3展開(S・M・L)のTシャツの場合9つの商品コードを作成し運用しなければなりません。

「一つの品番で色やサイズ別に在庫管理をしたい」と考えている場合は、対応しているソフトを選択するのか運用を工夫するのかを慎重に検討してください。


バラ・ボール・ケースなど荷姿ごとの単価計算ができる販売管理ソフト

販売管理ソフトの多くは、1商品=1単位が前提の仕様になっています。

 1個単位で仕入れて、1個単位で販売する
 ケース単位で仕入れて、そのままケース単位で販売する
× ケース単位で仕入れて、1個単位で販売する
× ケース単価・ボール単価・バラ単価など荷姿により複数の単価がある

1つの商品コードで荷姿ごとの複数の単価を設定したい場合は販売管理ソフト選びにご注意ください。

明細単位で消費税を計上できる販売管理ソフト

消費税を計算するタイミングが異なると誤差がでる場合があります。

消費税計算単位.png
こちらの例は、本体価格1,960円の商品を合計7,840円分販売したと言えますが、消費税を計上するタイミングが違うだけで税込請求金額に最大3円の差が生じます。

あるお客様では、使用している販売管理ソフトが得意先が採用している消費税の計算方法に対応しておらず、また、先方に合わせざるを得ないため毎月手修正で入金金額にあわせている。とおっしゃっていました。

導入を検討している販売管理ソフトに自社にとって必要な計算方法が搭載されているのかという点を注意して検討してください。


伝票請求書を作成できる販売管理ソフト

請求書のフォーマットは取引先との関係により自社の一存では決められない場合があります。

『伝票請求書』というフォーマットを求められた場合は、販売管理ソフトの選択に注意が必要です。

明細請求書や合計請求書はだいたいどの販売管理ソフトでも作成可能ですが、『伝票請求書』の作成には対応していないソフトもあります。

マスタや伝票の更新前の情報を保持する販売管理ソフト

導入前相談でのお問い合わせ内容をご紹介します。

「商品・得意先などの各種マスター情報や、売上伝票・仕入伝票などの各種伝票データを修正した際に、変更前の内容が残っていると安心なんですが・・・」

操作ログとして、「いつ・誰が操作した」という情報を保持することができる販売管理ソフトは多いのですが、「変更前はどのような状態だったのか」を保持するソフトは少ないです。


拠点単位で請求書を発行できる販売管理ソフト

販売管理ソフトを支店や工場など遠隔地を繋いで使用する企業が増えてきました。

本日の記事は、各拠点がスタンドアロンで使用していた時にはなんら問題にならなかったことが、いわゆる「クラウド化」によって問題となってしまうこともある。という話しです。


「請求書を支店単位で発行したいが、ある得意先が支店をまたがった取引先であった。」

もう少し内容を具体的にします。「自社の本店営業部と横浜支店は、それぞれA社と取引をしている」このような条件において以下のような要件を求められることがあります。

・請求書は本店営業部、横浜支店それぞれで発行したい
・本店営業部、横浜支店それぞれの売上を集計したい
・A社との取引金額を集計したい(全社合計、支店単位)



単価の予約変更ができる販売管理ソフト

伝票入力時の初期値となる単価ですが、シーズンごとに単価の見直しをしている業種では、アイテムが多いと変更作業も時間がかかります。

また、取引先からあらかじめ単価変更の通知が届いた時点で、販売管理ソフトのマスタをメンテナンスできればミスを減らすことも可能です。

複数の商品コードで管理できる販売管理ソフト

商品は「自社コード」「メーカー品番」「JANコード」など1つのアイテムに複数のコードが存在し、その時々でインプット・アウトプットの商品コードを使い分けている企業も多いと思います。

このような場合は、複数の商品コードを持てる販売管理ソフトが必要です。

売掛金と買掛金の相殺を自動で行うことができる販売管理ソフト

一般的な販売管理ソフトは売掛金と買掛金を相殺することはできません。

なぜなら、売掛金は「得意先マスタ」、買掛金は「仕入先マスタ」とそれぞれ別のマスタで管理しているからです。

よって、『売掛金と買掛金を相殺した』という実務上での状態を、販売管理ソフトへ入力するためには、「入金伝票と支払伝票をそれぞれ入力する」という作業が必要になります。

前回販売単価を自動表示できる販売管理ソフト

販売管理ソフトの「単価の表示方法」は、メーカーごとの特徴がよく表れています。

前回販売単価を、次の入力の初期値として表示してほしい。という要望を時々聞きますが、この点が御社にとって重要な要素なら、すべての販売管理ソフトが対応しているわけではないのでご注意ください。


先方担当者を複数人登録できる販売管理ソフト

取引先の担当者が複数人いて、マスターとして登録したい。という要望を時々聞きますが、この点が重要なのであれば、対応しているソフトは多くはありません。

発行済み管理ができる販売管理ソフト

販売管理ソフトをリプレイスする場合は、既存のソフトでできていたことが新しいソフトでもできるかどうかはとても重要な検討要素です。

ただし、ちょうどよい機会なので、「その機能はホントに必要なの?」という視点からも検討することをおすすめします。

取扱品目や取引先数などによっては、「発行済みの管理」が必要な企業もあります。

委託販売ができる販売管理ソフト

一般的な販売管理ソフトでは1枚の「売上伝票」を入力することにより売上と在庫が連動して更新されます。
 在庫 (減)
 売上 (増)
 債権 (増)


では、委託販売の業務とはどのようなもので、販売管理ソフトにはどのような機能が必要になるでしょうか

預かり品管理ができる販売管理ソフト

売上計上(請求)のみ行い、商品は自社内で保管、その後出荷指示があるたびに発送するという場合があります。

大規模な冷凍冷蔵倉庫での保管が必要な食品などの取引でみられます。

この場合、預かった商品は自社にありますが、売上を計上しているので得意先の資産となるため自社資産とは区別する必要があります。

また、どの得意先からいくつ預かっているのかを管理する必要もあります。

マトリクス表を作成できる販売管理ソフト

「マトリクス表」というとピンと来ない方もExcelの「ピボットテーブル」と言えばわかる方も多いでしょうか。
「クロス集計」「行列表」といった呼び名を使う場合もありますが、販売管理ソフトには必ずしも搭載されている機能ではないのが残念です。

搭載されていないソフトの場合はエクセル出力後に加工するという作業が発生しますので、自社にとって必要な機能かどうかをご検討ください。

期間単価や数量別単価を設定できる販売管理ソフト

販売数量によって価格を下げる「ボリュームディスカウント」、年度末や催事・キャンペーンなどにあわせて設定する「期間限定価格」

御社がこのような販売手法を取り入れているのなら、販売管理ソフトに、これらを制御する機能を求めるかどうかを検討してください。


一般的な販売管理ソフトは販売単価を商品マスタで設定しておくことができますが、伝票で手修正することも可能です。

よって、以下のような理由で、業務としては該当するけれど、販売管理ソフトの機能には求めない。という選択肢もあります。

・期間限定で安くすることもあるけど、そう多くはないので、伝票を入力する際に気を付ける
・ボリュームディスカウントすることもあるけど、在庫管理しないので、単価別に商品コードを複数作る
・自分一人で入力するので、気を付ければコントロールできそう


しかし、日常的に発生する業務であり複数担当者が入力するというのであれば、販売管理ソフトで制御することも検討した方がよいでしょう。

エンドユーザー・販売代理店・請求先を管理できる販売管理ソフト

代理店販売やリース契約の場合など、複数社が関係する取引の場合は、見積から納品までのみならず、受注後のフォローも含めて管理が複雑ですね。

販売代理店.png
・見積は販売店へ
・納品はエンドユーザーへ直送
・請求はリース会社へ

というように、見積書の提出先、商品の納入先、請求先などがそれぞれ違ってくるので、業務が複雑になります。

明細単位で担当者を入力できる販売管理ソフト

担当者別に売上実績を集計しインセンティブを計算したいが、1つの取引=1枚の伝票に複数人の担当者が関わる。

このような要望を聞くことがあります。

製品の販売と保守メンテナンスを行う業種で営業担当者と技術担当者がつく場合や、メイン担当とサブ担当がつく場合などが挙げられます。


この要望を実現するためには、明細単位で担当者を入力する機能が販売管理ソフトに必要となります。

ロット管理 賞味期限管理

2008.08.08

オーソドックスな販売管理ソフトは、卸小売業向けに作られています。
ところが、卸小売業であったとしても絶対に導入できない業種があります。