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未承認の見積書に印刷制限できる販売管理ソフト

見積書は社内承認を得て出している会社が多いと思いますが、「承認手続き」は各社各様で、販売管理ソフトとは切り離している場合が多いようです。

例えば、紙に印刷したものを決済したり、承認ワークフローシステムを導入したり、メールやチャットシステムで代用したり。

本日のテーマは販売管理ソフトにおいて、未承認時は印刷に制限をかけ、承認済みの見積書だけ印刷できるように仕組みをつくるご提案です。

OBCの商奉行SPシステムは見積書・納品書・注文書(蔵奉行)で承認機能を使用する場合に、未承認時には印刷に制限をかけ、承認済みの文書だけ印刷できるよう制御をかけることができます。


初期設定から、日々の運用まで一連の手順をみていきましょう

●初期設定

承認機能を使用する伝票を選択します
商奉行(会社運用設定_承認機能を使用する伝票の選択).png

承認回数を「1段階承認」「2段階承認」から選択します
商奉行(会社機能設定_承認段数設定).png

承認済み伝票の修正や削除を許可するかを設定します
ここで許可しない場合は、「承認解除」機能を使用することになります
商奉行(会社機能設定_承認済み伝票の動作設定).png

未承認時に印刷を制御するかを設定します
商奉行(会社機能設定_未承認時の印刷設定).png

手入力した場合と、データ受入機能を使用した場合それぞれ承認機能を使用するかを設定します
商奉行(会社機能設定_承認機能入力時受入時の動作設定).png

承認権限を有する利用者が自分が入力した伝票を自分で承認できるかを設定します
商奉行(会社機能設定_自己承認設定).png

●利用者登録と承認権限の付与

利用者名を登録します
商奉行(利用者登録_承認権限あり).png

利用者ごとに、どの機能を使用できるかを設定します
承認権限を有する利用者は、承認権限にチェックをつけます
商奉行(メニュー権限登録_承認権限あり).png

以上で準備完了です。

●日常処理

こちらは承認前の見積書です
右上に未承認と表示されています
この状態の時は[印刷]ボタンが非表示となっています
商奉行(見積書_未承認).png



承認権限を有する利用者の画面にはこのように未承認伝票確認が表示されます
商奉行(未承認伝票確認).png

こちらの画面で承認を行います
[F6詳細]ボタンをクリックすると伝票画面へジャンプできます
商奉行(未承認一覧).png

承認済みの状態がこちらです
未承認時には非表示となっていた[F2見積書発行]ボタンで印刷できます
商奉行(見積書_承認済み).png


検索
承認機能を使用した場合は、検索条件に「新規」「修正」に加えて「承認」も検索条件になります
商奉行(見積書_検索条件_承認).png